見積から請求まで、 ひとつの流れに。
見積・受発注・在庫・請求が、Excelと紙の伝票でバラバラに管理されていた卸売の現場。同じ数字を何度も打ち直す二重入力が、ミスと残業を生んでいました。すべての工程を1つの販売管理システムへ統合し、転記ゼロ・リアルタイム在庫・請求の自動化を実現。業務効率を60%改善した刷新の記録です。
- Client
- 食品・日用品の卸売業
- Period
- 約7ヶ月（要件〜本稼働）
- Scope
- 要件定義・設計・開発・運用
- Stack
- Web · クラウドDB · 帳票自動化
00 / OVERVIEW
REF. 見積から請求まで、同じ画面で在庫と金額がつながる
01 / THE CHALLENGE
同じ数字を、
何度も打ち直す。
受注のたびに、見積書・発注書・納品書・請求書へ同じ品名と数量を入力し直す。工程ごとに別々のExcelと紙の伝票が並び、最新の在庫は誰にも分からない。それが刷新前の現場でした。
- 見積・受発注・請求で同じ情報を何度も二重入力
- 在庫が台帳と実数でずれ、欠品と過剰在庫が同時に発生
- 月末の請求書作成が手作業で、締めのたびに深夜残業
見積はExcelの定型ファイル、受発注は専用の紙伝票、在庫は別の管理表、請求はまた別のテンプレート。工程が変わるたびに担当者が同じ品名・数量・単価を手で入力し直していました。転記の途中で桁を間違えれば、請求金額がそのまま狂う。チェックのための照合作業が、さらに時間を奪っていきます。
なかでも深刻だったのが在庫です。出荷の実績がリアルタイムに台帳へ反映されないため、「在庫あり」で受注したのに倉庫には無い、という欠品が起きる一方、念のための発注で過剰在庫も膨らむ。月末には数日がかりの手作業で請求書を起こし、締め日のたびに事務所が深夜まで動いていました。
02 / OUR APPROACH
伝票の流れを、そのまま一本に。
機能を足すのではなく、見積から請求までの「流れ」を一本のデータに通すことを軸に設計しました。
伝票の流れを棚卸しする
見積・受注・発注・入出庫・請求まで、紙とExcelに散らばった伝票を一枚の図に並べ、どこで同じ数字が打ち直されているかを担当者と一緒に洗い出しました。
一度入れたら、流れていく設計
見積で入力した品名・数量・単価が、受注・発注・在庫・請求へそのまま引き継がれるデータ構造を設計。「入力は最初の一回だけ」を全工程の前提に据えました。
在庫を、出荷とつなげる
入出庫の登録が即座に在庫数へ反映される仕組みを実装。受注画面でその場の引当可能数が見えるようにし、「在庫ありで受けたのに無い」をなくしました。
請求を、ボタンひとつに
締め日の取引データから請求書を自動生成。得意先ごとの締め・端数処理のルールをシステムに組み込み、月末の深夜残業をなくしました。本稼働後も帳票を継続調整しています。
03 / THE RESULTS
事務所から、深夜残業が消えた。
見積から請求までが一本につながり、二重入力そのものが業務から消えました。
見積で一度入力した内容が請求まで流れるようになり、各工程の打ち直しがゼロに。転記ミスの照合作業がなくなったことが、業務効率60%改善の大きな要因でした。在庫は受注のその場で引当可能数が見え、欠品と過剰在庫の両方が落ち着きます。何より、月末の請求がボタンひとつで終わるようになり、締め日の深夜残業が事務所から消えました。
04 / CLIENT VOICE
「これまでは受注が入るたびに、見積から請求まで同じ品名と数量を何度も打ち直していました。今は最初に入れれば、あとは全部つながって流れていく。在庫もその場で正しい数が見えるので、お客様に自信を持って『お受けできます』と言えます。月末の深夜残業がなくなったことを、事務のみんなが一番喜んでいます。」
業務管理 責任者／食品・日用品の卸売業（北九州市内）
05 / OTHER WORKS
